Izgara somon + mevsim salatası
- Alındı10:30
- İletildi10:30
- Tamamlandı10:58
Horecas Concierge
Misafiriniz WhatsApp’tan yazsın, ekibiniz takip etsin
Misafirler otelinizle zaten kullandıkları WhatsApp üzerinden yazışır; uygulama indirmeleri ya da hesap açmaları gerekmez. Concierge soruları otelinizin girdiği bilgilerle yanıtlar, hizmet isteklerini ilgili departmana iletir. Ekibiniz konuşmaları ve talepleri web üzerinden yönetir.
- Misafir (21:04): Guten Abend! Könnten wir bitte zwei zusätzliche Handtücher bekommen?
- Horecas (21:04): Guten Abend! Sehr gern. Ich habe Ihre Anfrage an unser Housekeeping-Team weitergeleitet.
Temsili ekran · Örnek veriler
Talepler
Aynı istek ekibinizin Talepler ekranında: kısa bir Türkçe özet, departman ve durum.
Temsili ekran · Örnek veriler
- Uygulama indirme yokMisafir otelinize WhatsApp’tan yazar.
- Misafirin dilindeAsistan, misafirin yazdığı dilde yanıt verir.
- Ekip web’den yönetirPanel bilgisayarda ve telefonda tarayıcıda açılır.
Senaryolar
Misafirin yazdığı ve ekibinizin gördüğü
Her senaryoda solda misafirin WhatsApp konuşması, sağda aynı anın otel ekibindeki karşılığı yer alır. Saatler örnek senaryodur; hizmet süresi her otelde ve her talepte farklıdır.
Temsili konuşma
Asistan oda servisi saatlerini otelin girdiği bilgiden verir, seçenekleri otelin menüsünden önerir. Sipariş misafir onayladıktan sonra açılır ve oda servisinin Siparişler ekranına düşer.
Otel ekibinin gördüğü
Ekipte olanlar
- 10:30Soru yanıtlandıOda servisi saatleri otelin girdiği bilgiden verildi; kayıt açılmadı.
- 10:30Sipariş alındıSipariş misafir onayladıktan sonra açıldı: ızgara somon ve mevsim salatası.
- 10:30Oda Servisi’ne iletildiSipariş, ekibin Siparişler ekranına düştü.
- 10:58Teslim edildiEkip siparişi odaya teslim etti ve kaydı kapattı.
Temsili konuşma
Misafirin istekleri tek talepte toplanır: bebek yatağı ve küvete, misafirin onayıyla battaniye ve havlu eklenir. Talep Kat Hizmetleri’ne iletilir; malzemeler odaya bırakılınca kapanır.
Otel ekibinin gördüğü
Bebek yatağı, bebek küveti, ekstra battaniye ve bebek havlusu
- Alındı10:30
- İletildi10:30
- Tamamlandı10:52
Ekipte olanlar
- 10:30Talep açıldıBebek yatağı, küvet, ekstra battaniye ve bebek havlusu tek talepte toplandı.
- 10:30Kat Hizmetleri’ne iletildiDepartmanın ilk yanıt ve çözüm süreleri işlemeye başladı.
- 10:34Görevliye atandıDepartman yöneticisi talebi bir kat görevlisine verdi.
- 10:52TamamlandıMalzemeler odaya bırakıldı; görevli talebi kapattı, misafire bilgi mesajı gider.
Temsili konuşma
- Misafir (14:32): Odadaki klima soğutmuyor, bakabilir misiniz?
- Horecas (14:32): Bildirdiğiniz için teşekkür ederiz. Teknik servis ekibimize ilettim; ekibimiz odanızı kontrol edecek.
- Misafir (14:41): Tamam, odadayım.
- Horecas (15:03): Talebiniz tamamlandı. Yine bir sorun olursa bize buradan yazabilirsiniz.
Arıza bildirimi teknik servise düşer ve her adımın saati kayıtta kalır. Hedef süre aşılsaydı talep işaretlenir, önceliği yükselirdi.
Otel ekibinin gördüğü
Klima soğutmuyor
- Alındı14:32
- İletildi14:32
- Tamamlandı15:03
Süre takibi
- İlk yanıt6 / 15 dk (hedef)
- Çözüm31 / 120 dk (hedef)
Ekipte olanlar
- 14:32Arıza kaydı açıldıMesaj teknik bir arıza olarak sınıflandırıldı.
- 14:32Teknik Servis’e iletildiİlk yanıt hedefi 15 dk, çözüm hedefi 120 dk.
- 14:38Teknisyene atandı6 dakikada atandı; ilk yanıt hedefinin içinde.
- 15:03Tamamlandı31 dakikada çözüldü; misafire bilgi mesajı gitti.
Temsili konuşma
Asistan SPA saatlerini otelin girdiği bilgiden verir. Misafirin seçtiği saat bir randevu talebine dönüşür ve Wellness’ta onay bekleyenlere düşer; onayı SPA ekibi verir.
Otel ekibinin gördüğü
Aromaterapi masajı · 50 dk
- Alındı10:30
- İletildi10:30
- Tamamlandı10:41
Ekipte olanlar
- 10:30Bilgi sorusu yanıtlandıSPA’nın açık olduğu saatler otelin girdiği bilgiden verildi; kayıt açılmadı.
- 10:30Randevu talebi açıldıSaat ve hizmet tek talepte toplandı: bugün 18:00, 50 dakikalık aromaterapi masajı.
- 10:30Wellness’a iletildiTalep, SPA ekibinin onay bekleyenler listesine düştü.
- 10:41SPA ekibi onayladıTerapist ve hizmet odası ayrıldı, randevu takvimde; misafire WhatsApp’tan bilgi gider.
Bu akış Horecas Wellness ile çalışır. Wellness kullanmayan otellerde istek, SPA ekibinin takip ettiği bir rezervasyon talebi olarak açılır. Horecas Wellness’ı inceleyin
Temsili konuşma
Geç çıkış isteği Ön Büro’ya talep olarak düşer; istenen saat talepte yazılıdır. Misafir onayladıktan sonra ön büro geç çıkışı kayda işler ve talebi kapatır.
Otel ekibinin gördüğü
Geç çıkış · 14:00’e kadar
- Alındı10:30
- İletildi10:30
- Tamamlandı10:36
Ekipte olanlar
- 10:30Talep açıldıYarın için geç çıkış isteği Ön Büro talebi olarak kaydedildi.
- 10:30Ön Büro’ya iletildiTalep, ön büronun ekranına süreli bir iş olarak düştü.
- 10:30Misafir onayladı14:00’e kadar geç çıkışı misafir aynı konuşmada onayladı.
- 10:36Kayda işlendiÖn büro geç çıkışı kayda işledi ve talebi kapattı.
Temsili konuşma
- Misafir (19:48): Eşimin doğum günü için odaya küçük bir sürpriz hazırlatmak istiyorum. Bir yetkiliyle görüşebilir miyim?
- Horecas (19:48): Elbette. İsteğinizi ön büro ekibimize ilettim; bir ekip arkadaşımız size buradan yazacak.
- Selin · Ön Büro (19:51): İyi akşamlar, ben Selin. Pasta mı, yoksa çiçek ve küçük bir not mu düşünürsünüz? Saatini birlikte planlayalım.
- Misafir (19:53): Pasta ve bir not yeterli. 21:00 gibi olursa çok iyi olur.
- Selin · Ön Büro (19:54): Not aldım; pastanız ve notunuz 21:00’de odanızda olacak. İyi eğlenceler dileriz.
Misafir bir yetkiliyle görüşmek istediğinde konuşma ekibe düşer. Personel devraldığında asistan yanıt vermez; misafir aynı konuşmada kaldığı yerden devam eder.
Otel ekibinin gördüğü
Canlı konuşmaPersonel: Selin
Oda 305 · Misafir
Yetkiliyle görüşme isteği
- Alındı19:48
- İletildi19:48
- Tamamlandı19:54
Ekipte olanlar
- 19:48Mesaj alındıAsistan, misafirin bir yetkiliyle görüşmek istediğini anladı.
- 19:48İnsan bekliyorÖn büroya bildirim ve sesli uyarı; konuşma listede öne çıktı.
- 19:50Selin konuşmayı devraldıAsistan bu konuşmada artık yanıt vermiyor.
- 19:54İstek karşılandıKonuşma istenirse yeniden asistana bırakılır.
Misafire otelinizin bilgisiyle yanıt, ekibe düzenli iş akışı
Concierge konuşmanın iki tarafı için çalışır: misafir sorusuna otelinizin girdiği bilgiyle yanıt alır; asistanın bilmediği soru ekibinize aktarılır, ekibiniz de kimin hangi işle ilgilendiğini görür.
Misafire yanıt
Asistan otelinizi anlatır, uydurmaz.
Otelinizin bilgileriyle yanıt
Asistan yalnızca panele girdiğiniz bilgileri kullanır: saatler, Wi-Fi, politikalar, hizmetler, menü, oda ve ortak alanlar, misafirin kendi konaklaması. Bilmediği soruda tahmin yürütmez; bunu söyler ve soruyu ekibinize iletir. Yanıtı girdiğinizde sonraki sorularda bu bilgiyi kullanır.
Misafirin dilinde iletişim
Misafir hangi dilde yazarsa asistan o dilde yanıt verir; konuşmanın ortasında dil değişirse yanıt da değişir. Ekibiniz aynı isteği kısa bir Türkçe özetle görür.
- DEKönnten wir bitte zwei zusätzliche Handtücher bekommen?
- ENCould we get two more towels, please?
- RUМожно, пожалуйста, ещё два полотенца?
- ARهل يمكن إحضار منشفتين إضافيتين من فضلك؟
Ekibin gördüğü talepKat Hizmetleri
[Oda 305] Misafir iki adet ek havlu istiyor.
Asistan her misafire kendi dilinde yanıt verir; ekibe giden talep kısa bir Türkçe özettir.
Ekibe iş
İstek doğru yere gider, gecikme görünür olur.
İlgili departmana yönlendirme
Malzeme ve temizlik kat hizmetlerine, arıza teknik servise, transfer ve tur konsiyerje, geç çıkış ön büroya gider. Tek mesajdaki birden fazla istek ayrı işlere bölünür.
Durum ve gecikme takibi
Her departman için ilk yanıt ve çözüm süresi belirlersiniz. Süresi aşılan talep panelde işaretlenir, önceliği yükselir ve ilgili kişi uyarılır. Yanıtsız kalan misafir mesajları da düzenli aralıklarla taranır.
Düzenli ve izlenebilir kayıt
Her talep oda, misafir, saat, departman ve atanan kişiyle kaydedilir; kayıttan konuşmaya tek adımda dönülür. Talepler, siparişler ve şikâyetler ayrı listelerde tutulur.
Ekip ve hizmet
Gerektiğinde konuşmaya personel katılır.
Konuşmayı devralma
Misafir bir yetkili istediğinde ya da şikâyet, ödeme gibi personel gerektiren bir konu açıldığında konuşma “İnsan bekliyor” olarak işaretlenir. Personel konuşmayı devralır; iş bitince yeniden asistana bırakabilir.
Hizmet tanıtımı ve ek satış fırsatları
Misafir SPA, oda servisi, transfer ya da konaklama paketini sorduğunda asistan otelin girdiği ayrıntılarla yanıt verir. Misafirin ilgisi talep ya da siparişe dönüşür; oda servisi siparişi misafir onaylamadan ekibe düşmez.
Örnek bir gün
Concierge’de örnek bir gün
Bu sayılar gerçek bir otelin sonucu değildir; Concierge’de bir günün nasıl geçebileceğini gösteren örnek bir özettir. Panelde hazır bir rapor ekranı yoktur: günün canlı özeti Gösterge Paneli’nde görünür, ayrıntılı sorularınızı HORECAS AI’ye sorabilirsiniz. Varsayım: 120 odalı bir şehir oteli, hafta içi bir gün (ana sayfadaki örnek günle aynı).
Örnek veriler
- Yanıtlanan konuşma
- 96
- Açılan hizmet talebi
- 42
- Tamamlanan talep
- 38
- 4 talep açık
- Ortalama tamamlanma süresi
- 22 dk
- 312 misafir mesajı
- 118 bilgi sorusu kayıt açılmadan yanıtlandı
- 7 konuşmayı personel devraldı
- 3 talep hedef süreyi aştı
| Departmanlara göre talepler | Tamamlanan | Açık |
|---|---|---|
| Kat Hizmetleri | 17 | 1 |
| Teknik Servis | 7 | 2 |
| Ön Büro | 8 | 0 |
| Konsiyerj | 3 | 1 |
| SPA | 3 | 0 |
| Ortalama tamamlanma süresi ve departman hedefi | Ortalama (dk) | Hedef (dk) |
|---|---|---|
| Kat Hizmetleri | 16 | 30 |
| Teknik Servis | 41 | 120 |
| Ön Büro | 11 | 30 |
| Konsiyerj | 24 | 60 |
| SPA | 35 | 60 |
| Saat | Mesaj |
|---|---|
| 00:00 | 4 |
| 01:00 | 2 |
| 02:00 | 1 |
| 03:00 | 1 |
| 04:00 | 0 |
| 05:00 | 2 |
| 06:00 | 5 |
| 07:00 | 12 |
| 08:00 | 22 |
| 09:00 | 24 |
| 10:00 | 20 |
| 11:00 | 16 |
| 12:00 | 13 |
| 13:00 | 12 |
| 14:00 | 14 |
| 15:00 | 15 |
| 16:00 | 16 |
| 17:00 | 17 |
| 18:00 | 19 |
| 19:00 | 22 |
| 20:00 | 24 |
| 21:00 | 22 |
| 22:00 | 16 |
| 23:00 | 13 |
Tekrarlayan sorular ekibinizin ne kadar zamanını alıyor?
Kahvaltı saati, Wi-Fi şifresi, otopark, çıkış saati… Resepsiyona her gün benzer sorular gelir. Kendi tahminlerinizi girin; hesaplayıcı formülü ve varsayımları açıkça gösterir.
- Günlük soru sayısını resepsiyon ve misafir ilişkileri ekibinize sorarak tahmin edebilirsiniz.
- Soru başına süreye yanıtı bulmak, yazmak ve not almak da dahildir.
- Otomatik yanıtlanabilecek pay, panele girilen bilgilerin kapsamına bağlıdır.
Kendi varsayımlarınızla hesaplayın
Varsayıma dayalı hesaplamaGünlük tahmini zaman kazanımı
1 sa
30 günde30 sa
Formül: 60 soru × 2 dk × %50 = 1 sa
Sonuç, girdiğiniz varsayımlara göre yapılan tahmini bir hesaplamadır; otelinizin gerçek sonucunu göstermez. Süre, ekibin bu sorulara harcadığı toplam süredir.
Kurulumu Horecas ekibiyle birlikte yaparsınız
Siz otelinizi anlatırsınız; bilgilerin girilmesi, departmanların tanımlanması ve ekip eğitimi Horecas ekibiyle birlikte yürür. Süre, otelin büyüklüğüne ve bilgilerin hazır olmasına göre değişir.
Tanışma ve demo
Misafirlerinizin en sık sorduğu konuları, departmanlarınızı ve bugün WhatsApp’ı nasıl kullandığınızı konuşuruz; Concierge’i bu süreçler üzerinden gösteririz.
Otel bilgileri
Saatler, Wi-Fi, politikalar, oda ve ortak alanlar, hizmetler, menü ve sık sorulan sorular bir kayıt formuyla toplanır. Asistan yalnızca bu bilgileri kullanır.
Departmanlar ve ekip
Departmanlar, kullanıcılar ve rolleri tanımlanır; her departmanın ilk yanıt ve çözüm süresi belirlenir. Ekip üyeleri e-postayla davet edilir.
WhatsApp hattı ve misafir listesi
Misafirler Horecas’ın WhatsApp hattı üzerinden otelinize yazar. Konaklayan misafirler panele elle ya da Excel ile aktarılır; karşılama mesajları bu kayıtlardan gider.
Deneme ve eğitim
Asistanın yanıtları misafirlere açılmadan önce birlikte denenir. Horecas ekibi ön büro ve departman kullanıcılarına paneli anlatır.
Misafirlere duyuru
Hat, oda kartları ve karşılama mesajıyla misafirlere duyurulur. Asistanın bilmediği sorular bir listede toplanır; yanıtladıkça asistanın bildiği konular artar.
Concierge hakkında sorular
Burada yanıtını bulamadığınız soruları demo görüşmesinde ya da e-postayla konuşabiliriz.
E-posta: info@horecas.com
Misafirin bir uygulama indirmesi ya da hesap açması gerekir mi?
Hayır. Misafir, telefonunda zaten kullandığı WhatsApp’tan otele yazar. Ekibiniz konuşmaları ve talepleri tarayıcıda açılan panelden yönetir.
Asistan bilmediği bir soruda ne yapar?
Tahmin yürütmez; bilmediğini söyler ve soruyu ekibinize iletir. Yanıtı panele girdiğinizde misafire iletilebilir ve asistan sonraki sorularda bu bilgiyi kullanır.
Hangi dillerde yanıt verir?
Misafir hangi dilde yazarsa asistan o dilde yanıt verir. Rezervasyon, giriş ve çıkış gibi hazır bildirim mesajlarının dillerini demo görüşmesinde birlikte inceleyebiliriz.
Asistan rezervasyon alır ya da onay verir mi?
Oda rezervasyonu almaz; fiyat, süre ya da onay sözü vermez. Misafirin isteğini ilgili ekibe iletir; onay ve sonuç ekibinizden gelir. Oda rezervasyonu soran misafiri otelinizin rezervasyon kanallarına yönlendirir.
Personel konuşmaya ne zaman katılır?
İstediği an. Misafir bir yetkiliyle görüşmek istediğinde ya da şikâyet, ödeme gibi personel gerektiren bir konu açıldığında konuşma “İnsan bekliyor” olarak işaretlenir. Personel konuşmayı devraldığında asistan yanıt vermez.
Bir talep gecikirse ne olur?
Her departman için ilk yanıt ve çözüm süresi tanımlanır. Süresi aşılan talep panelde işaretlenir, önceliği yükselir ve ilgili kişi uyarılır. Misafire otomatik bir gecikme mesajı gönderilmez.
Kullandığımız otel sistemleriyle bağlantı kurulabilir mi?
Bugün misafir ve konaklama bilgileri panele elle ya da Excel ile aktarılır. Kullandığınız sistemlerle ilgili ihtiyacınızı demo görüşmesinde konuşalım.
Kurulumu kim yapar?
Kurulumu Horecas ekibi yapar. Otel bilgilerinin toplanması, departmanların tanımlanması ve ekip eğitimi kurulumun parçasıdır.
Misafir iletişimi üzerine yazılar
WhatsApp iletişimi, talep takibi, çok dilli misafirler ve şikâyet yönetimi üzerine.
Otellerde WhatsApp ile misafir iletişimi nasıl yönetilir?
WhatsApp üzerinden gelen misafir sorularını ve hizmet taleplerini düzenli bir iş akışına dönüştürmek için dikkat edilmesi gerekenler.
Demo
Concierge’i otelinizin sorularıyla görün
Demo görüşmesinde misafirlerinizin en sık yazdığı konuları ve departmanlarınızın çalışma biçimini konuşalım; Concierge’in bunları nasıl karşıladığını birlikte inceleyelim.
Demo Talep Et
ya da info@horecas.com adresine yazın