Otel yazılımı seçerken nelere dikkat edilmeli?
Bir otel yazılımının tanıtımında çok sayıda özellik bulunabilir. Satın alma kararında önemli olan, bu özelliklerin otelin gerçek ihtiyaçlarına nasıl karşılık verdiğidir.
Misafir taleplerini takip etmek, SPA randevularını planlamak ve satış kanallarındaki fiyatları incelemek farklı iş akışlarıdır. Yazılım arayışına başlamadan önce hangi sürecin geliştirilmek istendiği belirlenmelidir.
Çözmek istediğiniz sorunu tanımlayın
“Operasyonu dijitalleştirmek istiyoruz” geniş bir hedeftir. “Vardiya değişiminde açık misafir taleplerini kaybediyoruz” ise değerlendirilebilir bir ihtiyaçtır.
Öncelikli sorunları yazın ve her biri için beklediğiniz işleyişi tarif edin. Böylece ürün sunumlarını kendi gereksinimleriniz üzerinden karşılaştırabilirsiniz.
Demoyu gerçek senaryolarla yapın
Standart bir ürün turunun yanında otelinizden örnekler kullanın.
Bir misafirin ek yastık istediğini, bir SPA randevusunun saatinin değiştiğini veya farklı bir satış kanalında düşük fiyat görüldüğünü düşünün. Yazılımın bu durumlarda hangi adımları desteklediğini gösterim sırasında inceleyin.
İşin kim tarafından başlatıldığı, kime aktarıldığı ve nasıl tamamlandığı açık olmalıdır.
Günlük kullanıcıları değerlendirmeye katın
Yazılımı satın alan kişiyle her gün kullanan çalışan aynı olmayabilir. Resepsiyon, departman yöneticileri ve ilgili personel değerlendirmeye katılmalıdır.
Ekranların anlaşılır olması, gerekli bilgiye kolay ulaşılması ve yoğun saatlerde işlemlerin rahat yapılabilmesi önemlidir. Kullanımda yaşanan küçük zorluklar, gün boyunca tekrarlandığında iş yüküne dönüşebilir.
Entegrasyonun kapsamını netleştirin
Bir ürünün başka bir sistemle entegrasyon sunması, bütün verilerin otomatik olarak paylaşıldığı anlamına gelmez.
Hangi bilgilerin aktarıldığını, aktarımın hangi yönde çalıştığını ve hangi işlemlerin elle yapılacağını sorun. Mevcut otel sisteminizle kullanılacak bağlantının kapsamını ayrıca değerlendirin.
Kurulum ve destek sürecini öğrenin
Otel bilgilerinin sisteme nasıl girileceği, kullanıcıların nasıl yetkilendirileceği ve ekibin nasıl eğitileceği belirlenmelidir.
Kurulum sonrası destek kanalları, destek saatleri ve sorun bildiriminin nasıl takip edileceği de satın alma öncesinde anlaşılmalıdır.
Toplam maliyeti birlikte değerlendirin
Abonelik ücretinin yanında kurulum, eğitim, ek kullanıcı, kullanım limiti veya entegrasyon gibi kalemler bulunabilir. Teklifleri aynı kapsam üzerinden karşılaştırın.
Horecas çözümlerini değerlendirirken de kendi otelinizden senaryolarla ilerleyebilirsiniz: Concierge için misafir iletişimi ve talep takibi, Wellness için SPA planlaması, Parity için fiyat takibi.
